Dienstwoning: Veel voordelen, maar wat moet u in acht nemen?

Wie een recreatiepark beheert, weet dat het werk er altijd doorgaat. Om te allen tijde beschikbaar te zijn voor calamiteiten en andere onverwachte gebeurtenissen, zorgen veel recreatieondernemers er daarom voor dat er altijd iemand aanwezig is. Daarom woont vaak een beheerder of iemand van de technische dienst in een dienstwoning op het park. Om vervelende arbeidsrechtelijke en fiscale gevolgen te vermijden, is het verstandig om van tevoren duidelijke afspraken te maken over het bewonen van een dergelijke dienstwoning. Mr. Y.E.M. (Yara) Goessens, advocaat arbeidsrecht bij Stellicher Advocaten te Arnhem, vertelt er in deze blog meer over. Het moet duidelijk zijn dat de woning een ‘eigenlijke’ dienstwoning is. Daarvan is sprake als u uw medewerker verplicht in de woning te wonen. Duidelijk moet zijn dat die verplichte bewoning nuttig is voor een goede vervulling van de werkzaamheden van de medewerker. Bijvoorbeeld wanneer uw medewerker verantwoordelijk is voor de beveiliging op uw park, voor bereikbaarheid bij calamiteiten of voor doorlopend onderhoud van de terreinen.

U kunt de verplichting tot bewoning het beste goed vastleggen in een overeenkomst. Het handigst is om dit op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Zo kunt u namelijk duidelijk het verband laten zien tussen de vervulling van de functie en de verplichte bewoning. Als u al een aparte arbeidsovereenkomst heeft, kunt u dit oplossen door een addendum bij de arbeidsovereenkomst (ook wel side letter of aanvulling genoemd) te laten ondertekenen. Er moet duidelijk een gebruiksplicht van de woning worden opgenomen. Het volgende kan u daartoe bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst opnemen: “Werknemer is verplicht als onderdeel van deze arbeidsovereenkomst met het oog op de goede uitoefening van zijn functie de dienstwoning als bedoeld in artikel X te betrekken. Het bewonen van de dienstwoning behoort tot de uit de arbeidsovereenkomst voortvloeiende verplichtingen.”

Wanneer u een beheerder in dienst neemt of heeft die een dienstwoning betrekt of bewoont, raad ik het ook altijd aan om stil te staan bij gebruik van de dienstwoning en gedrag met betrekking tot de woning. U heeft vast ideeën over hoe u wenst dat er met uw dienstwoning wordt omgegaan. Ik raad aan die ideeën vooraf uit te denken en vast te leggen. U kunt afspraken maken over:

• of medebewoning en huisdieren zijn toegestaan;
• wie de kosten op zich neemt van de nutsvoorzieningen;
• wie zorgt voor (groot en klein) onderhoud van de woning;
• wat er gebeurt met de bewoning bij langdurige arbeidsongeschiktheid;
• of de bewoning rookvrij dient te zijn;
• of en in welke mate de beheerder gasten van het park in de dienstwoning mag ontvangen;

Ik zie dat hierover vaak niet van tevoren is nagedacht. Dat is zonde, want dat kan achteraf discussie veroorzaken. Bijvoorbeeld wanneer sprake is van schade aan de dienstwoning of bij overlast door het gebruik. Ook zie ik dat bepaalde gedragspatronen vaak stilzwijgend ontstaan. Het is dan nog erg moeilijk om daarvan af te komen. In zulke gevallen is het fijner als u al vooraf duidelijkheid hebt gecreëerd door het maken van goede afspraken.

Het is enorm aan te raden om goed te hebben vastgelegd dat sprake is van een dienstwoning. Wanneer sprake is van bewoning van een dienstwoning, geldt namelijk geen huurbescherming. Als het onverhoopt voorkomt dat u de arbeidsovereenkomst van bijvoorbeeld uw beheerder moet beëindigen vanwege omstandigheden, dan eindigt daarmee vanzelf ook de bewoning van de dienstwoning.

Wat zijn de gevolgen wanneer niet goed is vastgelegd dat sprake is van een eigenlijke dienstwoning? Het kan in dat geval gebeuren dat uw arbeidsrelatie met uw medewerker wel is geëindigd, maar dat deze medewerker nog gewoon het recht heeft om in de dienstwoning te wonen. Waardoor die woning niet automatisch beschikbaar is voor bijvoorbeeld een nieuwe beheerder. Als u namelijk niet duidelijk met elkaar (schriftelijk) hebt afgesproken dat de medewerker verplicht voor de uitoefening van de functie in de dienstwoning moet wonen, is geen sprake van een eigenlijke dienstwoning. Het gevolg daarvan is dat de medewerker wél huurbescherming heeft. U moet dan dus óók een geldige reden hebben om de ‘huurovereenkomst’ op te zeggen. Of u zo’n geldige reden heeft, staat volledig los van de arbeidsrelatie. Dat wordt dan huurrechtelijk getoetst. Wees dit scenario dus voor!

Het bewonen van een dienstwoning is een bijkomende arbeidsvoorwaarde. Het is daarmee dus loon in natura. De ‘hoogte’ van het loon in natura is de economische huurwaarde van de dienstwoning afgezet tegen het bedrag wat de medewerker feitelijk voor de dienstwoning betaalt. Vaak een veel lager bedrag dan de economische huurwaarde. Over dit bedrag aan loon in natura moet uw medewerker loonheffing betalen. Ook uw werkgeverslasten vermeerderen. Het totale inkomen van uw medewerker (het salaris + loon in natura) is namelijk hoger. Hierdoor worden werkgeverspremies en in voorkomend geval pensioenpremies ook hoger.

Als u ervoor heeft gezorgd dat sprake is van een eigenlijke dienstwoning, heeft dat een fiscaal voordeel. Namelijk niet de volledige economische huurwaarde van de dienstwoning wordt belast als loon. De bijtelling voor de eigenlijke dienstwoning beperkt zich tot maximaal 18% van het jaarloon van de medewerker bij een werkweek van 36 uur. Dit is in veel gevallen minder dan de economische huurwaarde van de dienstwoning. Hierdoor betaalt uw medewerker minder inkomstenbelasting en heeft u lagere werkgeverslasten.

Let op. Het is van belang dat u de eigenlijke dienstwoning (juist) aangeeft bij de Belastingdienst. Als u het niet aangeeft, riskeert u hoge toeslagen en/of boetes achteraf. En bovendien, als u niet heeft vastgelegd dat sprake is van een eigenlijke dienstwoning, dan loopt u het bovenstaande voordeel mis. Kijk hier dus goed naar!

In mijn praktijk spar ik met regelmaat met recreatieondernemers over de inrichting van hun technische dienst/beheer en het bewonen van de dienstwoning. Veelal merk ik dat er – als er even bij wordt stilgestaan – behoefte bestaat om meer duidelijkheid te krijgen over het bewonen van zo’n dienstwoning. Ook vinden veel ondernemers het geen prettig idee dat de medewerker nog kan blijven wonen op het park, ook al is de arbeidsovereenkomst geëindigd. Ik raad dus aan om afspraken goed vast te leggen.

Yara Goessens, arbeidsrecht specialist bij Stellicher Advocaten in Arnhem